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北京某文化传媒公司诉江某劳动争议案―公司印章管理的重要性

  北京某文化传媒公司诉江某劳动争议案―公司印章管理的重要性
  杨保全
  案情简介:员工江某于2008年2月20日入职北京某文化传媒公司〈以下简称传媒公司〉担任董事长助理、广告部经理一职,公司每月向江某支付工资2500元。2008年5月20日双方签订有效期自2008年5月20日起至2009年5月19日止的劳动合同。江某于2010年4月26日口头向公司提出辞职即不再到单位上班。2010年5月江某向北京市朝阳区劳动争议仲裁委员会提出仲裁申请,主张月工资6000元/月,实际每月只发2500元,公司于2010年4月26日书面将其辞退,并出示加盖公司公章的《解除劳动关系通知书》,内容为:“由于公司经营资金紧张,从2009年1月起至2010年4月30日期间每月工资6000元,平时每月只发2500元,深表歉意,还欠工资56000元,于2010年5月10日前付清。经公司研究决定,公司对江某的工资待遇感觉压力很大,故决定于2010年4月30日与江某解除劳动关系”。
  江某以此为由向仲裁委员会提出要求公司支付:2009年5月20日至2010年4月19日未续签劳动合同的双倍工资差额66000元;2009年1月1日至2010年4月30日期间工资差额56000元及25%的经济补偿金14000元;违法解除劳动关系赔偿金30000元;未休年休假工资2760元。
  传媒公司辩称从未向江某出具过该《解除劳动关系通知书》,很可能系其利用担任董事长助理的职务便利私盖公章,但仲裁委员会以公司认可公章的真实性,但无证据证明公章系员工私盖为由,不予采纳公司的答辩意见,支持了江某的仲裁请求,共裁决公司支付各项赔偿16万余元。传媒公司不服向朝阳区人民法院提起诉讼。
  代理词
  尊敬的审判长、审判员:
  北京市岳成律师事务所依法接受本案原告传媒公司的委托,指派我们担任其与江某劳动争议案特别授权的委托代理人,现结合本案的庭审及证据情况,发表如下代理意见:
  ―、被告的月工资标准为2500元/月,被告主张其工资标准为6000元/月与事实不符。
  被告自2008年2月20日到原告处入职,工资标准为2500元/月。原告按月及时足额向被告支付工资,从未存在过拖欠现象。被告按月在原告处签字领取工资,并且从未提出过异议。被告对工资表的签字确认行为表明其对于工资数额予以认可。因此,被告主张其月工资标准为6000元/月,与事实不符,原告已及时足额向被告支付了全部工资,不存在拖欠行为。
  二、原告与被告依法签订了劳动合同,不需要向被告支付未签订劳动合同的双倍工资差额。
  首先,2009年5月,原告与被告签订的《劳动合同》到期后,原告与被告续订了《劳动合同》。该续订的《劳动合同》一式两份,原告向被告交付了一份,有其本人签字的文件领取表为证。因被告岗位的特殊性,在董事长不在时由其进行公司的全面管理,其续订的合同也由自己进行保管,现被告主张未签订劳动合同明显系恶意进行诉讼。况且被告本身是代表公司与其他员工签订合同的,其自身不签订劳动合同,原告无任何过错。因此,原告不需要向被告支付未签订劳动合同的双倍工资差额。
  其次,原告每月依法按时足额的支付告工资,从未有过任何拖欠,一切均是依法办理。没有任何逃避用人单位法定责任的动机和意图,因此合理推断原告也没有必要不与被告签订书面劳动合同。
  再次,根据《劳动合同法》第八十二条规定:用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的,应当向劳动者每月支付二倍的工资。故退一万步说,即便支付未签订劳动合同的双倍工资差额,也应当从合同到期后的第二个月即2009年6月20日开始起算。
  三、原告从未向被告出具过《解除劳动关系通知书》,《解除劳动关系通知书》内容存在明显互相矛盾且不符合常理之处,系被告伪造,被告系因个人原因辞职,原告不应向被告支付经济赔偿金。
  首先,原告从未向被告出具过《解除劳动关系通知书》,该《解除劳动关系通知书》内容存在明显矛盾之处。被告存在私盖公章、伪造证据的便利条件。
  1、根据原告单位的《公司公章管理制度》及《印章使用流程》的相关规定,使用公章,必须经过总经理及相关负责人签字,该通知书仅有公章,没有总经理的签字,不符合原告的盖章流程及惯例。
  2、原告公司的公章使用时,需要在《公司公章使用登记表》上填写使用事项,使用人需要在《登记表》上签字确认。被告出示的《解除劳动关系通知书》上的盖章,并未在原告的《公司公章使用登记表》上登记,原告处负责公章保管的工作人员从未在此《解除劳动关系通知书》上加盖过公章。同时,根据原告单位的《公司印章使用登记表》显示:2009年6月8日,被告到原告的公章保管人处借用公章,并且未在“使用事项”处填写公章用途,在空白页上加盖了公章,故被告完全可在其加盖公章的空白页上填写内容,伪造证据。
  3、该《解除劳动关系通知书》内容存在明显矛盾之处。如:该《通知书》写道:“经研究决定:单位对你的工资待遇感觉是一种压力”。从上述内容表述上看,“工资待遇感觉是一种压力”怎能成为“经单位研究决定的内容”?同时,从《通知书》的整体内容上看,该通知书上将被告所谓的“工资标准、计算方式”书写的格外清晰,明显不符合常理。
  根据2009年6月8日被告借用公章并不填写使用事项的行为,以及《解除劳动关系通知书》内容的矛盾性,原告有理由认为,被告利用职务便利私盖公章,伪造证据。
  其次,被告系因个人原因离职,原告不存在违法解除行为。
  2010年1月以后,被告经常擅自离岗,早上到单位打卡后即离开单位,不知去向,晚上下班前再回到单位。2010年4月以后,原告口头向单位提出:因个人原因辞职,其后再未到公司上班。被告系因个人原因辞职,原告不存在违法解除行为。
  再次,退一步说,即便支付解除劳动关系的补偿金,也应以解除合同前12个月的工资为基数,按照6000元/月缺乏依据。
  以上代理意见,请法庭采纳!
  代理人:杨保全
2011年5月5日
  审理结果
  北京市第二中级人民法院终审否定了解除劳动关系通知的效力,按照2500元支付员工工资,最终判决公司仅支付年休假、未签订劳动合同双倍工资赔偿3万余元。尽管取得了较好的诉讼结果,但本案的代理过程、取证以及证明难度,比以往的劳动争议案件要困难的多。
  案件评析
  ―、单位印章管理的重要性
  印章管理是很多用人单位规章制度的一部分,但也有相当一部分单位并未重视公司的印章管理,尤其是涉及公章之外的其他印章,如财务部、人力资源部及公司其他部门、分支机构的印章等。与很多国外的法律法规不同,中国法律及实践中对加盖公司印章的证据效力尤其重视,且证明力极强。本案中,申请人提出的关键证据加盖公章的《解除劳动关系通知书》,虽然从情理上有诸多不合理之处,但公司很难举证证明推翻其真实性,从而最终承担败诉的法律后果。
  从某种程度上来说,公章是公司权力的象征,在某一书面文件上加盖公章,就意味着印章上的主体就要对该文件的真实性和效力提供信誉担保和承担相应的责任。本案中的传媒公司由于对公章管理不够规范,保管人员对公章的保管比较随意,其他员工很容易就可以接触到公章,从而给公司带来巨大的风险与损失。
  二、未签订劳动合同赔偿是否区分过错
  实践中,因未签订劳动合同劳动者主张双倍工资赔偿之诉越来越多,从劳资双方的抗辩看,绝大多数的争议点是:劳动者主张单位未与其签订或者续订劳动合同存在过错应承担赔偿责任,用人单位的抗辩理由大都是单位愿意签订,系劳动者故意拖延不签订,且单位依法支付工资缴纳社会保险不存在过错,不同意双倍工资赔偿。
  《劳动合同法》第十条规定:已建立劳动关系,未同时订立书面劳动合同的,应当自用工之日起一个月内订立书面劳动合同。第八十二条规定:用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的,应当向劳动者每月支付二倍的工资。可见,法律并未明确区分过错情况,但各地司法实践中关于未签订合同是否区分过错存在一定差异,有不同的掌握。包括北京、上海在内的大部分地区目前的司法实践中认同过错责任原则,即如果确实有证据证明劳动者违反诚实信用原则,确实系劳动者故意不签订劳动合同,可不判决支付双倍工资。但也有部分地区的司法实践情况是,只要客观上未签订劳动合同,而双方又存在劳动关系,单位就要支付劳动者双倍工资,不区分过错情形。
  律师建议
  一、管好公司的章,管好法定代表人的笔
  首先,公司应像重视考勤管理、劳动纪律制度、薪酬制度等用工制度一样重视印章管理制度。颁布和实施一种适合公司正常运营需要、具有可操作性、能够最大限度的防范风险的书面化的《公司印章管理制度》,并且通过各种手段使得该制度得以贯彻执行,而不能完全流于形式。
  其次,各类印章必须有专人保管,并备案保管公章人员名单。保管须有记录,注明公章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。
  使用公章时,应有使用人的签字、使用日期、使用加盖公章的文件名称及相关负责人的签字。
  再次,应当严禁员工以任何理由私自将公章带出公司使用,若因工作需要,确需将公章带出使用,需提交申请报告。公章外出期间,借用人只可将公章用于申请事由,并对公章的使用后果承担一切责任。
  最后,公章保管必须安全可靠,须加锁保存,公章不可私自委托他人代管。如有异常现象或遗失,应保护现场,及时汇报,配合查处。公章移交应办理手续,签署移交证明,注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。在公司名称变动、公章损坏或公章遗失或被窃时,公章应停用。
  二、对关联公司人员的劳动关系管理须谨慎
  关联公司一般虽均属于独立法人,独立承担法律责任,但因其业务或者出资上的关联,导致其在实践中经常产生竞合的现象,如“一套人马、两套牌子”就是典型的竞合现象。建议单位明确员工的劳动关系,尽量使劳动合同的签订主体、社会保险缴纳主体、工资发放主体及实际对员工的管理主体保持一致,才不会出现劳动关系主体不明可能给单位带来的法律风险。当然,无论劳动关系最终归属于哪家主体,与员工签订书面劳动合同、缴纳社会保险、对员工的劳动纪律管理都是最基本的法律要求,否则就会出现支付未签订劳动合同双倍工资、解除劳动关系补偿金等赔偿。
  三、员工入职,坚持“不签合同不上岗”原则
  《劳动合同法》设立未签订劳动合同的双倍工资罚则,不仅旨在杜绝用人单位利用事实劳动关系的形式逃避缴纳社会保险费等法定义务,减少用工成本,侵害劳动者利益,而且还倡导用书面形式固定双方的劳动权利义务,以保障劳动者的合法权利。支付双倍工资,加大了用人单位的违法成本,是对用人单位不与劳动者签订劳动合同的一种处罚。HR必须认识到该问题的严重性,实践中确实大量存在着利用单位的人力资源管理漏洞,故意以各种理由不签订合同或者拖延签订合同的现象。导致HR本已经很繁忙的工作雪上加霜,稍不留神就会忘记向员工索回合同,员工离职时仲裁,要求单位支付未签订劳动合同双倍工资的赔偿。而且,实践中经常发生的现象是,员工入职后对单位提供的劳动合同版本或者某一条款有异议,要求改正或者使用劳动保障部门推荐使用的简易版本,都会给HR工作带来挑战。坚持“不签合同不上岗,先签合同后上岗”的原则,可以很好的解决该问题,一般员工在入职前对签订的各项法律文件很少提出异议,也避免HR后续因为忘记签订合同或者追着员工签合同带来的麻烦和给企业造成的潜在法律风险。

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